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EDI einfach erklärt
Artikel Inhalt Sie wissen was EDI bedeutet und wie es funktioniert! Einige Grundbegriffe von EDI Telefonieren ist die einfachste Sache der Welt! Wie funktioniert EDI technisch? Sie wissen was EDI bedeutet und wie es funktioniert! Der Begriff EDI ist in letzter Zeit wieder vermehrt aktuell geworden. Dies vor allem auch wegen dem Thema Systemintegration, welches sehr stark an Bedeutung gewonnen hat. Oft wird EDI als Synonym für den Begriff Systemintegration verwendet ohne zu wissen, was hinter EDI genau steht. Die nachfolgenden Ausführungen erklären EDI auf einfache Weise. Es ist keine hochtechnische Abhandlung. Schon allein aus diesem Grund wird Ihnen das Lesen wesentlich mehr Spass machen. Einige Grundbegriffe von EDI Ganz ohne Definitionen kommen wir leider nicht aus. EDI ( = Electronic Data Interchange) bedeutet, dass Daten elektronisch von einem Absender zu einem Empfänger übertragen werden. Der Empfänger speichert die Daten in seinem System. Dieser elektronische Datenaustausch geschieht normalerweise ohne menschliche Eingriffe. Damit sich die beiden Partner verstehen wird ein so genannter EDI-Standard als Sprache festgelegt. Diese EDI-Standards werden von offiziellen Standardisierungsgremien festgelegt und sind klar definiert. Es gibt viele verschiedene Standards. Diese sind meist industriespezifisch, oft sogar geografisch abhängig. Jeder EDI-Standard verfügt über Nachrichten zu verschiedensten Anwendungsgebieten (die EDI-Standards werden laufend mit neuen Nachrichten erweitert). Eine Nachricht ist zum Beispiel ein Auftrag (Purchase Order). Jede Nachricht ist in einzelne Datenfelder aufgeteilt, worin die entsprechenden Datenwerte zwischen den Partnern ausgetauscht werden können. Damit haben wir schon alle wichtigen Grundbegriffe zusammen, die man für eine Diskussion über EDI kennen muss. Telefonieren ist die einfachste Sache der Welt! Aber lassen Sie uns EDI doch einfach an einem alltäglichen, jedermann vertrauten Beispiel betrachten, nämlich dem Telefonieren. Nachfolgend werden die beiden Kommunikationstechnologien miteinander verglichen. Schritt: Kommunikationspartner bestimmen Telefonieren: Sie leben in der Schweiz und möchten mit einem Freund in den USA sprechen. Die Infrastruktur, d.h. das weltumspannende Telefonnetz, ist bereits vorhanden. Sie brauchen also bloss den Hörer in die Hand zu nehmen und die Nummer Ihres Freundes in den USA zu wählen. EDI: In der EDI-Sprache sind Sie und Ihr Freund die beiden Geschäftspartner (im EDI oft auch als Trading Partner bezeichnet). Sie haben in Ihren jeweiligen Unternehmen die technischen Voraussetzungen zum Datenaustausch (ähnlich dem Telefon) eingerichtet. Übrigens, auch der EDI-Datenaustausch wird meist über eine Telefonleitung (Stand-, Wählleitung) oder über das Internet durchgeführt. Schritt: Kommunikation aufbauen Telefonieren: Sie haben die Telefonnummer eingetippt. Es klingelt und auf der anderen Seite meldet sich Ihr Freund. Was ich noch zu erwähnen vergass: Ihre Muttersprache ist Deutsch und Ihr Freund redet natürlich reinstes US-Englisch. Wie werden Sie also miteinander kommunizieren? Da am Telefon nur über Worte (und sonstige Geräusche!) kommuniziert werden kann, hilft Ihnen auch die Gebärdensprache nicht wirklich weiter. Deshalb müssen Sie vor dem Gespräch wissen, in welcher Sprache Sie und Ihr Freund miteinander sprechen werden. Sie entscheiden sich damit also für einen Kommunikationsstandard. Einigen Sie sich auf Englisch und Sie werden sich schon relativ gut unterhalten können EDI: Auch im EDI gibt es etwas ähnliches wie eine Telefonnummer. Jeder Partner hat eine weltweit eindeutige Identifikationsadresse. Selbstverständlich kennen Sie diese Adresse. Die gemeinsame Sprache ist der EDI-Standard, auf den Sie sich mit Ihrem Geschäftspartner geeinigt haben. Wie Sie bereits wissen gibt es viele verschiedene Standards. Es gibt kein richtig oder falsch bei den Standards. Es ist nur wichtig, dass Sie sich mit Ihrem Partner auf einen Standard geeinigt haben. Schritt: Daten austauschen Telefonieren: Trotz Festlegung der Sprache haben wir momentan noch nicht alles im Griff. Jede Sprache lässt Raum für Interpretation: so etwa die Mehrdeutigkeit von Wörtern. Je nach Wortfolge und Betonung kann sich die Bedeutung eines Satzes oder Wortes stark ändern. Beim Telefonieren sind diese Problemsituationen einfach zu beheben. Sie fragen noch und verschaffen sich so Klarheit. Das kann auch als situatives Reagieren bezeichnet werden. Um diese Probleme zu reduzieren sind die folgenden 2 Schritte hilfreich: Bei Beginn des Gesprächs bestimmen wir das Gesprächsthema. Wir weisen jedem einzelnen Wort einen eineindeutigen Sinn innerhalb des Gesprächsthemas zu. Beide Gesprächspartner kennen für jedes einzelne Wort den genauen Sinn. Es ist ein Unterschied, ob Sie sich über das Wetter oder über eine wissenschaftliche Abhandlung unterhalten wollen. EDI: Computer reagieren normalerweise nicht situativ (manchmal hat man allerdings das Gefühl, sie tun es doch. Aber meist dann, wenn sie nicht sollten...). Sie werden vielmehr immer gleich auf die Informationen in der EDI-Nachricht reagieren, nämlich entsprechend der vorher festgelegten Verarbeitungsweise. Hier sind die folgenden 2 Schritte notwendig: Bei EDI müssen wir wissen, um welche Art von Daten, d.h. um welche Nachricht es sich handelt. Eine Nachricht kann wie oben gesehen ein Auftrag sein. Der Computer kann nicht beliebig oft beim Absender nachfragen, wenn etwas nicht klar ist. Er muss die erhaltenen Informationen ohne zusätzliche Hilfe verarbeiten können. Gelingt das nicht, dann ist die ganze EDI-Verarbeitung sehr fehleranfällig und wird mehr Probleme als Nutzen für Sie bringen. Wie können wir dies beheben? Jede Nachricht (zBsp: der Auftrag von oben) besteht aus einzelnen Datenfeldern. Diese werden in einer Datenstruktur zusammengefasst. Jeder EDI-Standard verfügt für jede Nachricht über eine solche Datenstruktur. Für jedes einzelne Feld wird zwischen den Partnern beschrieben, ob es benutzt wird und was der Feldinhalt konkret bedeutet. So erreichen wir, dass schlussendlich zwei Computer, wenn sie dieselbe Sprache (EDI-Standard ) sprechen, sich auch über ein Thema (Nachricht) unterhalten können. Hier nochmals die Gegenüberstellung von Telefongespräch und EDI: Telefongespräch EDI es existiert ein weltweites Telefonnetz die EDI-Infrastruktur ist im Unternehmen aufgebaut und der Kommunikationsweg ins Partnerunternehmen ist definiert (zBsp: über Internet) Sie kennen die Nummer Ihres Freundes, den Sie anrufen wollen Sie kennen die technische Adresse Ihres Geschäftspartners Sie haben eine Sprache (zBsp Englisch) als Kommunikationsstandard ausgewählt Sie haben sich mit Ihrem Geschäftspartner auf einen EDI-Standard geeinigt Sie haben ein Gesprächsthema gewählt Sie versenden eine bestimmte Nachricht, zBsp einen Auftrag Sie haben die Bedeutung der einzelnen Worte eineindeutig festgelegt Sie wissen für jede Nachricht eindeutig, was die einzelnen Datenfelder und deren Inhalte bedeuten. Wie funktioniert EDI technisch? Für die mehr technisch Interessierten unter Ihnen hier noch eine Grafik die zeigt, wie EDI technisch abläuft. In der Grafik wird anhand eines Auftragsszenarios eine einfache EDI-Systemlandschaft gezeigt. Wir haben zwei Firmen A und B mit jeweils einem eigenen Computersystem und einem dazugehörigen EDI-Subsystem (dieses System dient zur Übersetzung der firmeninternen Daten in die EDI-Sprache sowie zum Versenden der Daten an Ihren Geschäftspartner. Dieses System ist vergleichbar mit dem Telefonapparat aus obigem Beispiel). Die Firmen tauschen Auftragsdaten miteinander aus. Eine Architektur ähnlich der unten aufgeführten ist Voraussetzung, um überhaupt EDI betreiben zu können. Es gibt heute EDI-Subsysteme in allen Grössen und Preisen von verschiedensten Herstellern. Oft werden EDI-Meldungen auch innerhalb einer Email versendet. Sie sehen, bereits bei der EDI-Architektur sind verschiedenste Konstellationen denkbar. Abbildung 1 – klassisches EDI-Szenario System A sammelt die zu übertragenden Auftragsdaten in einer Feldstruktur (Schnittstelle) und sucht den Empfänger für diesen Auftrag (hier ein EDI-Subsystem) die Daten werden in dieser Feldstruktur (Schnittstelle) an das EDI-Subsystem übergeben das EDI-Subsystem bestimmt aus den Daten den Empfänger (hier Firma B). Damit kennt das System auch die technische Adresse des Empfängers (ähnlich der Telefonnummer). Weiter weiss das EDI-Subsystem auch, in welchem EDI-Standard (Sprache) die beiden Firmen miteinander kommunizieren. Das Subsystem übersetzt die Daten aus System A entsprechend der gewählten Sprache in die Auftragsnachricht (Mapping). Diese Nachricht wird jetzt quasi in einen Briefumschlag gesteckt und die technische Adresse des Empfängers auf den Brief aufgedruckt. Über ein Kommunikationsnetz (Telefonnetz, Internet, etc.) werden die Daten an Firma B gesendet Firma B empfängt den Brief in ihrem eigenen EDI-Subsystem. Das Subsystem packt die Daten aus (wir wissen, dass es sich um einen Auftrag handelt). Das EDI-Subsystem macht nochmals eine interne Empfängerermittlung um das firmeneigene Zielsystem herauszufinden, in diesem Fall System B. Dann werden die Daten aus dem EDI-Format in die gewünschte Feldstruktur (Schnittstelle) des Empfängersystems übersetzt (Mapping). die Daten werden vom EDI-Subsystem an System B gesendet System B verarbeitet die Daten und erzeugt einen Auftrag

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